Wzór do pobrania: DOCX i PDF
Wzór protokołu przekazania i zwrotu sprzętu pracownikowi
Darmowy wzór protokołu przekazania sprzętu pracownikowi ma dwie strony A4: przekazanie (co, komu, z jakim numerem inwentarzowym lub seryjnym i do kiedy) oraz zwrot ze stanem każdej pozycji. Pobierz go jako DOCX do edycji w Wordzie albo PDF do druku.
Te same pola ma protokół wydania i zwrotu w ASYGNA. Różnica: tam protokół wypełnia się sam z danych wypożyczenia.
Dla kogo: działy IT i administracji, magazyny i firmowe wypożyczalnie, które przekazują pracownikom laptopy, telefony służbowe, projektory albo sprzęt pokazowy i chcą mieć to na papierze.
Do pobrania
Pobierz wzór
Oba pliki mają te same pola: strona 1 to protokół przekazania, strona 2 to protokół zwrotu. Wzór jest bezpłatny, bez rejestracji i bez podawania adresu e-mail.
-
DOCX do edycji
Otworzysz w Wordzie, LibreOffice albo Dokumentach Google. Wpisz nazwę firmy, dodaj logo i własną numerację.
Pobierz DOCX -
PDF do druku
Wydrukuj i wypełnij ręcznie. Puste pola, tabela pozycji i linie podpisu na obu stronach.
Pobierz PDF
Wypełnianie
Co wpisać w protokół przekazania
Firma, numer, data i godzina
Nazwa firmy, numer protokołu z Waszej numeracji, np. kolejny w roku, oraz data i godzina przekazania. Numer przyda się przy zwrocie, bo protokół zwrotu się do niego odwołuje.
Magazyn i osoba wydająca
Skąd wydano sprzęt (magazyn, pokój albo adres) i kto go wydał. Przy kilku lokalizacjach od razu wiadomo, dokąd sprzęt ma wrócić.
Odbiorca, komórka i odbiór w imieniu
Imię i nazwisko pracownika oraz jego dział albo zespół. Jeśli sprzęt odbiera ktoś inny, wpisz, kto odebrał w imieniu odbiorcy.
Podstawa wydania
Na jakiej podstawie wydajesz sprzęt, np. rezerwacja, zapotrzebowanie albo polecenie przełożonego, z celem i okresem: „praca zdalna” albo „targi, 18-22.11”.
Pozycje
Każda rzecz w osobnym wierszu: nazwa, ilość, jednostka, numer inwentarzowy lub seryjny, termin zwrotu i uwagi o stanie przy wydaniu, np. „rysa na pokrywie”.
Podpisy Wydał i Odebrał
Obie strony podpisują protokół z datą. Jeden egzemplarz zostaje w magazynie albo w dziale IT, drugi dostaje pracownik.
Kilka rzeczy naraz
Laptop, telefon służbowy i akcesoria na jednym protokole
Nie rób osobnego protokołu na każdą rzecz. Jeśli pracownik dostaje laptopa z zasilaczem, mysz i telefon służbowy, wpisz wszystko na jednym protokole przekazania, każdą pozycję w osobnym wierszu z własnym numerem i terminem zwrotu.
- Akcesoria osobno, nawet bez numeru. Przy zwrocie łatwiej zauważyć, że wrócił laptop, ale bez zasilacza.
- Numer inwentarzowy albo seryjny przy każdej rzeczy, która go ma. Po nim rozpoznasz sprzęt przy zwrocie.
- Termin zwrotu przy pozycji, a nie dla całego protokołu, bo telefon może wrócić wcześniej niż laptop.
W ASYGNA jedno wydanie też może mieć wiele pozycji: protokół wydania zawiera je wszystkie, a przy zwrocie każda dostaje własny stan.
| Pozycja | Ilość | Nr inw. / seryjny | Termin zwrotu |
|---|---|---|---|
| Laptop 14 cali | 1 szt. | INW-IT/0142 | 31.12.2026 |
| Zasilacz do laptopa | 1 szt. | bez numeru | 31.12.2026 |
| Mysz bezprzewodowa | 1 szt. | bez numeru | 31.12.2026 |
| Telefon służbowy | 1 szt. | INW-IT/0187 | 31.12.2026 |
| Etui i ładowarka do telefonu | 1 kpl. | bez numeru | 31.12.2026 |
Strona 2 wzoru
Protokół zwrotu i stan sprzętu
Druga strona wzoru to protokół zwrotu. Wpisz numer protokołu przekazania, którego dotyczy zwrot, datę i godzinę oraz osobę oddającą i przyjmującą. Dla każdej pozycji zaznacz jeden stan:
- Sprawny: sprzęt wraca do użytku.
- Uszkodzony: opisz uszkodzenie w uwagach, np. „pęknięty ekran”.
- Niekompletny: wpisz, czego brakuje, np. „brak zasilacza”.
- Brak: pozycja nie wróciła. Opisz w uwagach, co dalej.
- Pozostaje u pracownika: jeśli oddał tylko część, wpisz w osobnej tabeli, co i do kiedy jeszcze ma zwrócić.
W ASYGNA stan wybiera się przy przyjęciu zwrotu, a uszkodzony, niekompletny albo brak sam zakłada zgłoszenie szkody. Zobacz protokół zwrotu w ASYGNA.
Uczciwie
Kiedy wzór przestaje wystarczać
Wzór wystarczy, gdy
Czas na system, gdy
- trzeba szukać, kto ma dany laptop albo projektor,
- protokoły zostają niepodpisane albo giną,
- zwroty się spóźniają, a nikt o nich nie przypomina,
- sprzęt wydaje kilka osób albo kilka magazynów,
- potrzebujecie historii wydań i zwrotów, np. gdy pracownik odchodzi z firmy.
W ASYGNA protokół przekazania powstaje z wypożyczenia, bez przepisywania. Odbiorca potwierdza odbiór przyciskiem, linkiem z maila albo podpisem na wydruku, a protokół zwrotu ma stan każdej pozycji. Zobacz, jak działa protokół przekazania i zwrotu sprzętu w ASYGNA albo sprawdź go w demo.
Czy wzór protokołu przekazania sprzętu jest darmowy?
Tak. Wzór w DOCX i PDF pobierzesz bez rejestracji i bez podawania adresu e-mail. Możesz go zmieniać i używać w swojej firmie, np. dopisać logo, własną numerację albo dodatkowe kolumny.
Czym różni się protokół przekazania od protokołu zwrotu?
Protokół przekazania potwierdza, że pracownik odebrał sprzęt: co, ile, z jakim numerem i do kiedy. Protokół zwrotu zamyka sprawę: zapisuje, co wróciło, w jakim stanie i co jeszcze zostaje u pracownika. Dlatego wzór ma dwie strony, a protokół zwrotu odwołuje się do numeru protokołu przekazania.
Jak opisać stan sprzętu przy zwrocie?
Dla każdej pozycji zaznacz jeden stan: sprawny, uszkodzony, niekompletny albo brak, i dopisz krótką uwagę, np. „brak zasilacza” albo „pęknięta obudowa”. Jeśli wróciła tylko część, wpisz w tabeli „Pozostaje u pracownika”, co i do kiedy jeszcze ma oddać.
Zobacz ASYGNA w działaniu, bez zakładania konta.
Wybierz rolę i przejdź obieg krok po kroku na przykładowych danych.
Porozmawiajmy o Waszym magazynie i wypożyczalni
Opisz, co wydajecie i komu. Pokażemy, jak ASYGNA ułoży ten obieg u Was.