Materiały biurowe w firmie
Ewidencja materiałów biurowych: zapotrzebowanie, wydanie, stan
ASYGNA prowadzi ewidencję materiałów biurowych w firmie: papieru, tonerów, segregatorów, baterii i drobnego wyposażenia. Pracownik składa zapotrzebowanie na materiały biurowe w przeglądarce, magazyn wydaje według kolejki, a stan schodzi przy wydaniu.
Gdy toner albo papier spada poniżej progu, obsługa dostaje powiadomienie, zanim w piątek zabraknie ostatniego opakowania.
Dla kogo: administracja biura, office managerowie, sekretariaty i działy zaopatrzenia, które wydają materiały biurowe pracownikom z jednego albo kilku magazynów.
Bez systemu
Znajome sytuacje z biura
-
Toner kończy się w piątek
Nikt nie zauważył, że został ostatni. Zamówienie idzie w trybie pilnym, a drukarka stoi.
-
Zapotrzebowanie na kartce
Wzór zapotrzebowania na materiały biurowe drukowany, zbierany w teczce i przepisywany do arkusza. Po drodze giną pozycje.
-
Nikt nie wie, kto ile zużywa
Bez rejestru wydań nie da się powiedzieć, który dział bierze najwięcej papieru ani ile tonerów poszło w kwartale.
Pokaz: tak to działa w ASYGNA
Toner dla oddziału: zgłoszenie z linku, akceptacja, wydanie
Oddział w Gdyni nie ma kont w ASYGNA, a toner i papier zamawia co miesiąc. Zobacz, jak Ewa daje oddziałowi link, Joanna składa zgłoszenie z telefonu, a magazyn wydaje i wie, co uzupełnić. Możesz kliknąć dowolny krok albo wykonać go sam.
- Ewa · kierownikchce wiedzieć, kto co bierze, bez maili
- Joanna · pracowniknie ma konta, a potrzebuje tonera
- Marek · magazynchce, żeby toner się nie skończył
Makieta aplikacji ASYGNA, odtwarzana krok po kroku. Pod makietą lista kroków: każdy można wybrać, a czynność kroku wykonać przyciskiem „Zrób to sam”.
Krok 1 z 5 · Kierownik · Ewa
Daje oddziałowi link do zgłoszeń
DziśOddział przysyła zamówienia mailem albo w Wordzie, dzwoni, a ktoś przepisuje to do arkusza.
Z ASYGNALink przypisany do komórki i magazynu, ważny do wybranego dnia. Oddział nie potrzebuje kont, a link da się unieważnić jednym kliknięciem.
Jak to działa
Zapotrzebowanie na materiały biurowe krok po kroku
Wybór z katalogu
Pracownik wybiera pozycje z katalogu: papier, tonery, segregatory, baterie. Przy każdej widzi, ile jest na stanie i ile zostaje na wybrany termin.
Akceptacja albo od razu do realizacji
Akceptację włączasz albo wyłączasz dla całej firmy. Gdy jest włączona, decyduje akceptujący komórki. Gdy wyłączona, zapotrzebowanie od razu trafia do magazynu z adnotacją „zaakceptowane automatycznie”.
Wydanie według kolejki
Magazyn widzi zapotrzebowania według terminu potrzeby. Wydaje całość albo część, a braki widzi, zanim cokolwiek zejdzie z półki. Stan schodzi przy wydaniu.
Raport zużycia
Kto, kiedy, ile i dla jakiej komórki. Dział zobaczysz razem z zespołami pod nim albo osobno, a dane wyeksportujesz do CSV.
Materiałów nie ma na stanie i trzeba je zamówić? Zobacz pokaz wizytówek od zapotrzebowania przez dostawę do wydania.
Progi i lokalizacje
Tonery i papier poniżej progu
Każda pozycja może mieć próg alertu. Gdy stan spadnie poniżej, magazyn dostaje powiadomienie, a raport „Poniżej progu” pokazuje wszystkie pozycje do uzupełnienia.
- Stan osobno dla każdego magazynu. Przy kilku biurach albo piętrach od razu widać, gdzie brakuje.
- Miejsce składowania: pomieszczenie, regał, półka. Nowa osoba w biurze znajdzie tonery bez pytania.
- Dostawa z numerem dokumentu. Przyjęcie na stan od razu zwiększa dostępność.
- Przesunięcia między magazynami, gdy papier jest w jednym biurze, a brakuje go w drugim.
Co dostajesz
Co dokładnie dostajesz w ewidencji materiałów biurowych
Funkcje z pokazu wyżej: kliknij, żeby przejść do właściwego kroku.
-
Katalog materiałów biurowych
Pozycje z kodem, kategorią, zdjęciem i jednostką: sztuki, ryzy, opakowania. Archiwizacja zamiast usuwania, więc historia zostaje.
-
Zapotrzebowanie z terminem i celem
Dla siebie albo dla kogoś z zespołu, ze szkicem, do którego wrócisz później. Stan sprawy zawsze widoczny.
Zobacz w pokazie: krok 2 -
Link dla osób bez konta
Oddział, sekretariat albo osoba spoza systemu składa zgłoszenie przez link przypisany do komórki i magazynu. Takie zgłoszenie zawsze czeka na akceptację, nie zmienia stanu, a link można unieważnić.
Zobacz w pokazie: krok 1 -
Akceptacja, gdy jest potrzebna
Włączasz ją albo wyłączasz dla całej firmy. Akceptujący z drzewa komórek, korekta ilości, odrzucenie z uzasadnieniem.
Zobacz w pokazie: krok 3 -
Kolejka i wydania częściowe
Magazyn wydaje według terminu. Gdy czegoś brakuje, dostaje listę braków zamiast połowicznego wydania.
Zobacz w pokazie: krok 4 -
Próg alertu i raport „Poniżej progu”
Powiadomienie, gdy pozycja spada poniżej progu, i lista wszystkich pozycji do uzupełnienia.
Zobacz w pokazie: krok 5 -
Import z pliku CSV
Katalog i stan początkowy wczytasz z arkusza, z podglądem przed zapisem. Jak przejść z Excela.
Zobacz pokaz importu
Jak prowadzić ewidencję materiałów biurowych?
Najprościej tak, żeby stan liczył się sam. W ASYGNA każda dostawa papieru czy tonerów to przyjęcie na stan, a każde wydanie na zapotrzebowanie to ruch z datą, osobą i komórką. Nie poprawiasz liczb w arkuszu, a raport pokazuje zużycie według komórek.
Czy jest wzór zapotrzebowania na materiały biurowe?
Wzoru nie potrzebujesz. Pracownik składa zapotrzebowanie na materiały biurowe w ASYGNA: wybiera pozycje z katalogu, podaje ilość, termin i cel. Widzi, ile jest na stanie, a po decyzji dostaje powiadomienie.
Czy każde zapotrzebowanie na papier musi akceptować kierownik?
Nie musi. Akceptację włączasz albo wyłączasz dla całej firmy. Gdy jest wyłączona, zapotrzebowanie trafia od razu do realizacji z adnotacją „zaakceptowane automatycznie”, a w dzienniku zostaje ślad, kto i co zamówił.
Jak dowiem się, że kończy się toner albo papier?
Każda pozycja może mieć próg alertu. Gdy stan spadnie poniżej progu, magazyn dostaje powiadomienie, a raport „Poniżej progu” pokazuje wszystkie pozycje do uzupełnienia. Przy kilku lokalizacjach stan liczy się osobno dla każdego magazynu.
Czy ASYGNA zamawia materiały u dostawcy?
Nie. ASYGNA nie prowadzi zakupów ani zamówień u dostawców. Przyjmuje za to dostawy na stan z numerem dokumentu, a raport pozycji poniżej progu ułatwia przygotowanie zamówienia w Waszym zwykłym trybie.
Zobacz ASYGNA w działaniu, bez zakładania konta.
Wybierz rolę i przejdź obieg krok po kroku na przykładowych danych.
Porozmawiajmy o Waszym magazynie i wypożyczalni
Opisz, co wydajecie i komu. Pokażemy, jak ASYGNA ułoży ten obieg u Was.