Bezpieczeństwo, role i dane osobowe
Bezpieczeństwo danych i RODO w ASYGNA
ASYGNA pilnuje, kto co widzi i kto co może zrobić: każda osoba ma rolę i zakres danych, a uprawnienia sprawdza serwer przy każdym żądaniu. Dane każdej firmy są od siebie odizolowane, logowanie odbywa się jednorazowym kodem z maila, a dziennik zdarzeń zapisuje operacje bez możliwości edycji.
System przetwarza tylko te dane osobowe pracowników, które są potrzebne do obiegu.
Dla kogo: administratorzy, działy IT i osoby odpowiedzialne za ochronę danych, które sprawdzają system przed wdrożeniem.
Bez systemu
Gdzie dane uciekają bez systemu
-
Arkusz na wspólnym dysku
Każdy, kto ma link, widzi cały plik: stany, nazwiska i historię wydań. Albo nikt, albo wszyscy.
-
Zmiany bez śladu
Ktoś poprawił liczbę albo dopisał osobę. Nie wiadomo kto i kiedy, a poprzedniej wersji już nie ma.
-
Wspólne hasło do magazynu
Jedno konto dla kilku osób to brak odpowiedzialności. Po odejściu pracownika hasło dalej działa.
Pokaz: kto co widzi
Ten sam ekran oczami czterech ról
Lista „Zapotrzebowania” wygląda inaczej dla każdej osoby, bo serwer oddaje tylko to, na co pozwala rola i zakres danych. Przełącz rolę tak jak w demo i zobacz, co znika, a co się pojawia. Możesz kliknąć dowolny krok albo wykonać go sam.
- Paweł · pracownikwidzi tylko swoje
- Krzysztof · kierownikdecyduje o swoim dziale
- Anna · administrator firmynadaje role i zakresy
- Marek · magazynwydaje ze swojego magazynu
Makieta aplikacji ASYGNA, odtwarzana krok po kroku. Pod makietą lista kroków: każdy można wybrać, a czynność kroku wykonać przyciskiem „Zrób to sam”.
Krok 1 z 6 · Pracownik · Paweł
Pracownik widzi swoje
DziśArkusz na wspólnym dysku: kto ma link, widzi wszystkie nazwiska i wydania.
Z ASYGNAKażdy widzi swoje: Paweł ma na liście tylko własne zapotrzebowania. Cudzych dokumentów nie ma nawet w wynikach wyszukiwania.
Zasady
Sześć zasad, których pilnujemy
-
Osobny kontekst dla każdej firmy. Dane jednej firmy nie są widoczne dla innej. Sprawdzają to testy w każdym module.
-
Uprawnienia sprawdza serwer, nie przycisk. Ukryty przycisk to nie zabezpieczenie, więc każde żądanie przechodzi kontrolę roli i zakresu danych.
-
Logowanie bez hasła. Jednorazowy kod wysyłany na adres e-mail, ważny 10 minut. Nie ma hasła, którego można się dowiedzieć.
-
Dziennik, którego nie da się edytować. Operacje magazynowe, decyzje i zmiany uprawnień zostają w historii.
-
Tylko potrzebne dane osobowe: imię, nazwisko, służbowy e-mail, komórka i historia wydań. [Umowa powierzenia przetwarzania danych — do potwierdzenia przez aveneo]
-
Wersja na Waszym serwerze: dane zostają w Waszej infrastrukturze, a poczta wychodzi przez Wasz serwer SMTP.
Role i zakresy danych
Każdy widzi swoje. Nikt nie widzi za dużo.
Cztery role odpowiadają czterem miejscom w obiegu. Administrator dodaje do roli zakres danych: konkretne magazyny i kategorie dla konkretnych osób.
Zgłaszający
Zgłaszasz bez maili i dopytywania
- Katalog z dostępnością na termin, np. „Dostępne na termin: 12 (stan 20, zarezerwowane 8)”.
- Zapotrzebowanie dla siebie, dla współpracownika albo dla osoby spoza firmy.
- Rezerwacja sprzętu na konkretne dni.
- Szkic, gdy chcesz wrócić później.
- Stan sprawy zawsze widoczny: złożone, zaakceptowane, w realizacji, wydane, oczekuje zwrotu.
- Powiadomienie o decyzji, a przy odmowie także jej uzasadnienie.
Akceptujący
Decydujesz z pełną wiedzą
- Lista „Do akceptacji”, najdłużej czekające na górze.
- Przy każdej pozycji dostępność na termin.
- Akceptujesz w całości, zmniejszasz ilość albo odrzucasz z uzasadnieniem.
- Decydujesz o swojej komórce i podległych, chyba że podkomórka ma własnego akceptującego.
- Mail z linkiem prosto do karty zapotrzebowania.
Magazyn i wypożyczalnia
Wydajesz to, co zatwierdzone
- Kolejka „Do realizacji” według terminu potrzeby.
- Wydanie całości albo części. Resztę wydajesz później albo zamykasz z powodem.
- Brakuje czegoś na stanie? Wydanie nie przejdzie połowicznie, a Ty dostaniesz listę braków.
- Protokół wydania i zwrotu w PDF. Potwierdzenie odbioru w systemie albo podpis na papierze.
- Przyjęcia, dostawy, przesunięcia między magazynami, korekty i zgłoszenia szkód.
- Powiadomienie, gdy pozycja spada poniżej progu.
Administrator
Ustawiasz raz, działa codziennie
- Drzewo komórek organizacyjnych i akceptujący przypisani do komórek.
- Role i zakres danych: konkretne magazyny i kategorie dla konkretnych osób.
- Akceptacja włączona albo wyłączona dla całej firmy.
- Kto dostaje jakie powiadomienia i jakim kanałem.
- Link do składania zapotrzebowań dla osób bez konta, zawsze przez akceptację.
- Import katalogu i stanów z pliku CSV, z podglądem przed zapisem.
- Dziennik zdarzeń: kto, co, kiedy i co zmienił.
RODO
Dane osobowe w ASYGNA
ASYGNA przetwarza dane pracowników tylko w takim zakresie, jakiego wymaga obieg materiałów i sprzętu.
-
Tylko potrzebne dane
Imię, nazwisko, służbowy e-mail, komórka organizacyjna i historia wydań. Dziennik zdarzeń zapisuje przy operacjach także adres IP.
-
Dane u Was
W wersji na Waszym serwerze dane zostają w Waszej infrastrukturze, a poczta wychodzi przez Wasz serwer SMTP. Kopie i zasady dostępu ustala Wasz dział IT.
-
Osoby bez konta
Link dla osób bez konta pozwala tylko złożyć zapotrzebowanie z katalogu. Takie zgłoszenie zawsze czeka na akceptację, nie zmienia stanu, a link można unieważnić.
-
Demo na przykładowych danych
Publiczne demo działa na danych wspólnych dla wszystkich odwiedzających, nie wysyła maili i co noc wraca do stanu początkowego. Nie wpisuj w nim prawdziwych danych osobowych.
Dane z formularza kontaktowego na tej stronie opisuje osobny dokument: polityka prywatności formularza kontaktowego.
Kto widzi dane w ASYGNA?
Każda osoba widzi tylko to, na co pozwala jej rola i zakres danych. Zgłaszający widzi swoje zapotrzebowania i rezerwacje, akceptujący decyduje o swojej komórce i podległych, a magazyn wydaje w swoich magazynach i kategoriach. Zakres nadaje administrator, a sprawdza go serwer przy każdym żądaniu.
Czy dane naszej firmy mogą zobaczyć inne firmy?
Nie. Dane każdej firmy działają w osobnym kontekście, a izolację sprawdzają testy w każdym module. W instalacji na Waszym serwerze system obsługuje tylko jedną firmę.
Jakie dane osobowe pracowników przetwarza ASYGNA?
Tylko te, które są potrzebne do obiegu: imię, nazwisko, służbowy e-mail, komórkę organizacyjną i historię wydań. Dziennik zdarzeń zapisuje przy operacjach także adres IP.
Jak loguje się pracownik?
Bez hasła. Pracownik podaje służbowy e-mail i wpisuje jednorazowy kod z wiadomości, ważny 10 minut. Konta zakłada administrator firmy.
Czy administrator zobaczy, kto zmienił uprawnienia?
Tak. Zmiany uprawnień i ustawień trafiają do dziennika zdarzeń razem z osobą, czasem, adresem IP i wartością przed zmianą i po niej. Wpisów nie da się edytować.
Zobacz ASYGNA w działaniu, bez zakładania konta.
Wybierz rolę i przejdź obieg krok po kroku na przykładowych danych.
Porozmawiajmy o Waszym magazynie i wypożyczalni
Opisz, co wydajecie i komu. Pokażemy, jak ASYGNA ułoży ten obieg u Was.