Rezerwacja sprzętu i kalendarz dostępności
Rezerwacja sprzętu firmowego z kalendarzem dostępności
ASYGNA to system rezerwacji sprzętu firmowego: laptopów, projektorów, standów i zestawów pokazowych. Przy rezerwacji widzisz, ile sztuk jest wolnych w każdym dniu wybranego okresu, rezerwacja przechodzi akceptację, a w dniu odbioru magazyn wydaje sprzęt prosto z niej.
Rezerwacja nie zdejmuje niczego ze stanu. Pomniejsza tylko dostępność na ten termin, więc dwie osoby nie dostaną tej samej sztuki.
Dla kogo: firmy i instytucje ze wspólną pulą sprzętu: przedstawiciele jadący na targi, działy marketingu i eventów, działy IT z laptopami zastępczymi, uczelnie z projektorami i nagłośnieniem.
Bez systemu
Rezerwacje bez systemu
-
Jeden stand, dwa wyjazdy
Dwie osoby chcą ten sam sprzęt na ten sam weekend. Dowiadują się o tym w piątek po południu.
-
Kalendarz w arkuszu albo na tablicy
Arkusz pokazuje, kto zapisał się na projektor, ale nie wie, że poprzedni użytkownik jeszcze go nie oddał.
-
Rezerwacja bez decyzji
Ktoś wpisał się na sprzęt, ale nikt tego nie zatwierdził. W dniu odbioru okazuje się, że kierownik miał inne plany.
Pokaz: tak to działa w ASYGNA
Rezerwacja sprzętu od kalendarza do zwrotu
Ola jedzie na targi i potrzebuje standu i projektora. Zobacz, co robią po kolei ona, jej kierownik i osoba z wypożyczalni. Możesz kliknąć dowolny krok albo wykonać go sam.
- Ola · pracownikchce wiedzieć, czy sprzęt będzie wolny
- Tomasz · kierownikchce decydować bez telefonów
- Marek · magazynchce wiedzieć, kto ma sprzęt i do kiedy
Makieta aplikacji ASYGNA, odtwarzana krok po kroku. Pod makietą lista kroków: każdy można wybrać, a czynność kroku wykonać przyciskiem „Zrób to sam”.
Krok 1 z 7 · Pracownik · Ola
Wybiera termin w kalendarzu
DziśPisze do magazynu „czy stand będzie wolny?” i czeka na odpowiedź.
Z ASYGNAWidzi wolne sztuki na każdy dzień. Konflikt i najbliższy wolny termin dostaje od razu, a nie w dniu wyjazdu.
Jak to działa
Jak działa rezerwacja sprzętu
Wybór sprzętu i okresu
Wybierasz sprzęt z katalogu, ilość i zakres dat. Kalendarz pokazuje przy każdym dniu liczbę wolnych sztuk, a dni bez wolnego sprzętu są przekreślone. Odbiorcą może być ktoś inny niż Ty, np. przedstawiciel z Twojego zespołu.
Konflikt widoczny przed złożeniem
Gdy w którymś dniu brakuje sztuk, ASYGNA mówi wprost, w które dni i dlaczego, i proponuje najbliższy wolny termin o tej samej długości. Nie dowiadujesz się o konflikcie w dniu wyjazdu.
Akceptacja
Rezerwacja trafia do akceptującego Twojej komórki, tą samą ścieżką co zapotrzebowania. Akceptujący widzi dostępność na każdy dzień, może zmniejszyć ilość albo odrzucić z uzasadnieniem. Przy wyłączonej akceptacji rezerwacja zatwierdza się sama.
Odbiór i wydanie z rezerwacji
Dzień przed odbiorem przychodzi przypomnienie. Magazyn wydaje sprzęt prosto z zaakceptowanej rezerwacji, także część albo dzień wcześniej, jeśli sprzęt jest wolny. Na protokole wpisuje numer seryjny, a odbiorca potwierdza odbiór.
Zwrot w terminie
Koniec okresu rezerwacji to termin zwrotu. Rezerwacja, której nikt nie odebrał, zamyka się po ustawionym czasie i zwalnia sprzęt dla innych.
Dla obsługi
Oś dostępności: konflikt widać z wyprzedzeniem
Każdy dzień pokazuje, ile sztuk jest wolnych. Pod spodem widać, kto ma sprzęt i kto go zarezerwował. Sprzęt po terminie zajmuje pulę aż do zwrotu, więc gdy nie wraca, brak widać kilka dni wcześniej, razem z osobą, od której zależy.
Projektor przenośny — 4 szt.
PRJ-004 · Wypożyczalnia IT · 9–22 listopada
18 lis brakuje 1 szt. Blokuje: Piotr Z. — projektor po terminie od 13 lis. Dotyczy: rezerwacji Kasi L. (zaakceptowana) i Ewy M. (złożona).
- wydane
- rezerwacja zaakceptowana
- rezerwacja złożona
- po terminie (zajmuje do zwrotu)
- zwrócone
- Zakres tygodnia, dwóch tygodni albo miesiąca, z przejściem do dzisiejszego dnia.
- Paski rezerwacji i wypożyczeń w kolorach stanu: złożona, zaakceptowana, wydana, po terminie.
- Konflikt z listą rezerwacji, których dotyczy, i przyciskiem „Przypomnij posiadaczowi”.
Przykład
Stand i projektor na targi
Ola jest przedstawicielką handlową. Za trzy tygodnie jedzie na targi branżowe i potrzebuje standu oraz projektora.
Co dostajesz
Co dokładnie dostajesz w rezerwacjach
-
Kalendarz dostępności
Liczba wolnych sztuk przy każdym dniu, dla wszystkich wybranych pozycji naraz. Dni bez wolnego sprzętu są przekreślone.
-
Propozycja wolnego terminu
Gdy brakuje sztuk, formularz wyjaśnia dlaczego i proponuje najbliższy wolny okres tej samej długości.
-
Akceptacja rezerwacji
Ta sama ścieżka co przy zapotrzebowaniach: akceptujący z drzewa komórek, korekta ilości, odrzucenie z uzasadnieniem.
-
Wydanie z rezerwacji
Bez przepisywania i bez osobnego zapotrzebowania. Wydanie częściowe, numer seryjny na protokole, potwierdzenie odbioru.
-
Powiadomienia
Rezerwacja do akceptacji, decyzja, odbiór jutro, zwrot jutro, po terminie. W aplikacji i mailem.
-
Bez podwójnych rezerwacji
Gdy dwie osoby w tej samej chwili sięgają po ostatnią sztukę, system przyjmie jedną rezerwację. Druga osoba od razu widzi brak i propozycję innego terminu.
Jak działa rezerwacja sprzętu w ASYGNA?
Wybierasz sprzęt i termin od–do. Kalendarz od razu pokazuje, ile sztuk jest wolnych w każdym dniu. Rezerwacja przechodzi tę samą akceptację co zapotrzebowanie, a w dniu odbioru magazyn wydaje sprzęt prosto z niej. Termin zwrotu to koniec okresu rezerwacji.
Co, jeśli dwie osoby chcą ten sam sprzęt w tym samym terminie?
Formularz rezerwacji pokazuje dostępność na każdy dzień wybranego okresu. Gdy sztuk brakuje, widzisz to przed złożeniem rezerwacji, razem z propozycją najbliższego wolnego terminu. Akceptujący widzi tę samą dostępność, gdy decyduje.
Czy rezerwacja zdejmuje sprzęt ze stanu?
Nie. Rezerwacja pomniejsza dostępność w dniach okresu, ale stan magazynu zmienia się dopiero przy wydaniu. Rezerwacja, która nie dojdzie do skutku, nie zostawia więc śladu w rejestrze ruchów.
Co się dzieje z rezerwacją, której nikt nie odebrał?
Jeśli zaakceptowanej rezerwacji nikt nie odbierze w ustawionym czasie, ASYGNA zamyka ją jako nieodebraną i zwalnia sprzęt dla innych. Tak samo zamyka się rezerwacja, o której nikt nie zdecydował przed jej początkiem. Rezerwujący dostaje powiadomienie.
Czy w ASYGNA zarezerwuję salę albo biurko?
Nie. ASYGNA nie jest ogólnym systemem rezerwacji zasobów: rezerwuje sprzęt z magazynu, który się wypożycza i zwraca, np. projektory, laptopy, standy i zestawy pokazowe. Sale konferencyjne i biurka zostają w Waszym kalendarzu albo systemie rezerwacji pomieszczeń.
Zobacz ASYGNA w działaniu, bez zakładania konta.
Wybierz rolę i przejdź obieg krok po kroku na przykładowych danych.
Porozmawiajmy o Waszym magazynie i wypożyczalni
Opisz, co wydajecie i komu. Pokażemy, jak ASYGNA ułoży ten obieg u Was.