Zapotrzebowania i zamówienia wewnętrzne
Zapotrzebowania wewnętrzne z akceptacją, od zgłoszenia do wydania
ASYGNA to system zapotrzebowań wewnętrznych dla firm i instytucji. Pracownik składa zapotrzebowanie na materiały z firmowego magazynu, akceptujący przypisany do jego komórki zatwierdza je, zmniejsza ilość albo odrzuca z uzasadnieniem, a magazyn wydaje to, co zatwierdzone.
Każdy krok zostaje w dzienniku zdarzeń, a stan magazynu schodzi dopiero przy wydaniu. Jeśli Wasza firma nie potrzebuje akceptacji, wyłączacie ją jednym przełącznikiem.
Dla kogo: firmy i instytucje, w których pracownicy, działy albo przedstawiciele pobierają materiały z własnego magazynu: biurowe, reklamowe, promocyjne.
Bez systemu
Jak wyglądają zapotrzebowania bez systemu
-
Zamówienia z pięciu kanałów
Mail, czat, telefon, kartka na biurku. Nikt nie wie, które zapotrzebowanie już przyjęto, a które wciąż czeka.
-
Zgoda na korytarzu
„Szef się zgodził”, tylko ustnie. Po tygodniu nikt nie pamięta, kto się zgodził i na ile.
-
Wzór w Wordzie, który krąży
Formularz zapotrzebowania drukowany, podpisywany i skanowany. Magazyn przepisuje go do arkusza, a pomyłki wychodzą dopiero przy inwentaryzacji.
Pokaz: tak to działa w ASYGNA
Wizytówki dla nowego przedstawiciela: od zapotrzebowania do wydania
Paweł zaczyna pracę w terenie i potrzebuje wizytówek. Na stanie ich nie ma, więc trzeba je wydrukować. Zobacz drogę od zgłoszenia, przez akceptację i dostawę, do wydania. Możesz kliknąć dowolny krok albo wykonać go sam.
- Paweł · pracownikchce dostać wizytówki bez dopytywania
- Krzysztof · kierownikchce decydować z jednego miejsca
- Marek · magazynchce, żeby stan się zgadzał
Makieta aplikacji ASYGNA, odtwarzana krok po kroku. Pod makietą lista kroków: każdy można wybrać, a czynność kroku wykonać przyciskiem „Zrób to sam”.
Krok 1 z 6 · Pracownik · Paweł
Składa zapotrzebowanie
DziśPisze maila do biura z danymi do wizytówki, a po tygodniu pyta, czy ktoś to zamówił.
Z ASYGNAJeden formularz z terminem i celem. Paweł od razu widzi, że wizytówek nie ma na stanie i kto zdecyduje.
Jak to działa
Obieg zapotrzebowania w pięciu krokach
Zgłoszenie z katalogu
Pracownik wybiera pozycje z katalogu, podaje ilość, termin potrzeby i cel. Przy każdej pozycji widzi, ile jest dostępne na ten termin, np. „Dostępne na termin: 640 (stan 900, zarezerwowane 260)”. Odbiorcą może być on sam, ktoś z zespołu albo osoba spoza ewidencji. Szkic zapisze i wróci do niego później.
Akceptacja we właściwej komórce
Zapotrzebowanie trafia do akceptującego komórki, z której jest. Akceptujący dostaje powiadomienie z linkiem do karty, widzi dostępność każdej pozycji i decyduje: zatwierdza całość, zmniejsza ilość albo odrzuca z uzasadnieniem.
Materiały odłożone na termin
Zaakceptowane zapotrzebowanie odkłada materiały na swój termin. Inni widzą mniejszą dostępność, więc ulotki zamówione na targi nie znikną wcześniej w innej akcji. Stan magazynu jeszcze się nie zmienia.
Wydanie przez magazyn
Magazyn widzi kolejkę „Do realizacji” według terminu potrzeby. Wydaje całość albo część, a resztę wydaje później albo zamyka z powodem. Gdy czegoś brakuje, wydanie nie przejdzie połowicznie: magazyn dostaje listę braków. Stan schodzi dopiero teraz.
Powiadomienia na każdym etapie
Zgłaszający i odbiorca dostają powiadomienie o decyzji, w aplikacji i mailem. Przy odmowie widzą uzasadnienie, a stan sprawy jest zawsze widoczny: złożone, zaakceptowane, w realizacji, wydane.
Ścieżka akceptacji
Akceptujący z drzewa komórek, także dziedziczony
Strukturę organizacyjną odwzorowujesz jako drzewo komórek: dział, zespół, region. Do komórek przypisujesz akceptujących, a ASYGNA sama ustala, kto decyduje o danym zapotrzebowaniu.
- Najbliższy akceptujący w górę drzewa. Jeśli komórka nie ma własnego akceptującego, decyduje najbliższy wyżej. Zapotrzebowanie Zespołu Eventów trafia wtedy do akceptującego Działu Marketingu.
- Własny akceptujący ma pierwszeństwo. Gdy podkomórka ma własnego akceptującego, decyzja należy do niego, a nie do przełożonego.
- Zgłaszający nie wybiera sobie akceptującego. Może wskazać tylko swoją komórkę albo podległą.
- Akceptacja dla całej firmy albo wcale. Administrator włącza ją jednym przełącznikiem. Gdy jest wyłączona, zapotrzebowanie trafia od razu do realizacji z adnotacją „zaakceptowane automatycznie”.
Przykład
300 gadżetów na konferencję
Kasia z marketingu przygotowuje konferencję partnerską 20 listopada.
Co dostajesz
Co dokładnie dostajesz w zapotrzebowaniach
-
Katalog z dostępnością na termin
Pozycje z kodem, kategorią, zdjęciem i jednostką. Przy każdej widać stan, to, co już odłożone, i ile zostaje na wybrany termin.
-
Zapotrzebowanie dla kogoś innego
Odbiorcą może być zgłaszający, inna osoba z firmy albo osoba spoza ewidencji. Kierownik zamówi materiały dla przedstawiciela.
-
Akceptacja z korektą ilości
Akceptujący zatwierdza całość, zmniejsza ilość albo odrzuca. Odrzucenie zawsze ma uzasadnienie, które widzi zgłaszający.
-
Link dla osób bez konta
Link przypisany do komórki pozwala złożyć zapotrzebowanie bez konta. Zawsze czeka na akceptację, nie zmienia stanu, a link można unieważnić.
-
Kolejka realizacji i wydania częściowe
Magazyn widzi, co jest do wydania i na kiedy. Wydaje całość albo część, a braki widzi, zanim cokolwiek zejdzie z półki.
-
Raporty i dziennik zdarzeń
Ile zapotrzebowań złożono, zaakceptowano i odrzucono, ile czeka i ile trwa droga do wydania. Każda decyzja jest w dzienniku zdarzeń.
Materiały zamawiasz, sprzęt rezerwujesz
Zapotrzebowanie obejmuje pozycje zużywalne: ulotki, gadżety, tonery, papier. Wychodzą z magazynu bez zwrotu. Sprzęt wypożyczany, czyli laptop, projektor albo stand, zamawiasz rezerwacją na okres od–do. Rezerwacja przechodzi tę samą ścieżkę akceptacji, a magazyn wydaje sprzęt prosto z niej i pilnuje terminu zwrotu.
Zamówienie wewnętrzne a zapotrzebowanie: czym się różnią?
To samo zjawisko pod dwiema nazwami: prośba pracownika albo działu o rzeczy z firmowego magazynu. W ASYGNA mówimy „zapotrzebowanie”, żeby nie mylić go z zamówieniem u dostawcy. Zakupów ASYGNA nie prowadzi, za to przyjmuje dostawy na stan.
Czy potrzebuję wzoru, druku albo formularza zapotrzebowania?
Nie. Formularz zapotrzebowania jest w ASYGNA: pozycje z katalogu, ilości, termin potrzeby, cel, odbiorca i komórka. Nikt niczego nie drukuje ani nie przepisuje, a każde zapotrzebowanie ma numer i stan widoczny dla zgłaszającego.
Jak wygląda ścieżka akceptacji zapotrzebowania?
Zapotrzebowanie trafia do akceptującego przypisanego do komórki, z której jest. Jeśli komórka nie ma własnego akceptującego, decyduje najbliższy akceptujący wyżej w strukturze. Zgłaszający wybiera tylko swoją komórkę albo podległą, więc nie wybiera sobie akceptującego. Odrzucenie zawsze ma uzasadnienie.
Czy akceptacja jest obowiązkowa?
Nie. Administrator włącza albo wyłącza akceptację dla całej firmy. Gdy jest wyłączona, zapotrzebowanie od razu trafia do realizacji z adnotacją „zaakceptowane automatycznie”.
Czy osoby bez konta mogą złożyć zapotrzebowanie?
Tak, przez link przypisany do komórki. Takie zgłoszenie zawsze czeka na akceptację i nigdy samo nie zmienia stanu magazynu. O decyzji zgłaszający dostaje maila. Link można w każdej chwili unieważnić.
Czy w zapotrzebowaniu zamówię też sprzęt?
Sprzęt, który wraca (laptop, projektor, stand), rezerwujesz na okres od–do. Rezerwacja przechodzi tę samą akceptację co zapotrzebowanie, a magazyn wydaje sprzęt prosto z niej. Zapotrzebowanie służy materiałom wydawanym bez zwrotu, np. ulotkom, tonerom czy gadżetom.
Zobacz ASYGNA w działaniu, bez zakładania konta.
Wybierz rolę i przejdź obieg krok po kroku na przykładowych danych.
Porozmawiajmy o Waszym magazynie i wypożyczalni
Opisz, co wydajecie i komu. Pokażemy, jak ASYGNA ułoży ten obieg u Was.