Zobacz demoDemo PorozmawiajmyKontakt

Dla administracji biura i działów IT

Materiały biurowe i sprzęt służbowy: kto co ma i do kiedy

Papier, tonery i drobne wyposażenie wydawane na zapotrzebowanie. Laptopy, projektory i telefony wypożyczane pracownikom z protokołem wydania i zwrotu.

Porozmawiajmy Zobacz demo
Dwóch pracowników przy biurkach z laptopami w jasnym biurze

Bez systemu

Znajome sytuacje z biura i IT

  • Toner kończy się w piątek

    Nikt nie zauważył, że został ostatni. Zamówienie idzie w trybie pilnym.

  • Laptop zastępczy jest „u kogoś”

    Wydany trzy miesiące temu na tydzień. Kto go ma? Sprawdzamy w mailach.

  • Protokół w Wordzie

    Za każdym razem ten sam wzór wypełniany od nowa, drukowany, podpisywany i odkładany do segregatora, z którego nikt go potem nie wyjmie.

Pokaz: pierwszy dzień nowej osoby

Laptop dla nowej osoby: od rezerwacji do protokołu

Natalia zaczyna pracę w Dziale Finansów w poniedziałek. Zobacz, jak asystentka działu, kierowniczka i wypożyczalnia IT przygotowują jej laptop i telefon, a potem jak IT panuje nad sprzętem, który jest u ludzi. Możesz kliknąć dowolny krok albo wykonać go sam.

  • Ewa · pracownikchce, żeby sprzęt był na pierwszy dzień
  • Joanna · kierownikchce wiedzieć, na co się zgadza
  • Bartek · magazynchce protokół bez Worda
  • Natalia · pracownikchce potwierdzić odbiór bez papierów

Makieta aplikacji ASYGNA, odtwarzana krok po kroku. Pod makietą lista kroków: każdy można wybrać, a czynność kroku wykonać przyciskiem „Zrób to sam”.

Krok 1 z 6 · Pracownik · Ewa

Rezerwuje sprzęt dla nowej osoby

DziśMail do IT tydzień przed startem, a w poniedziałek nowa osoba czeka na laptop.

Z ASYGNARezerwacja dla innej osoby od pierwszego dnia pracy. Ewa od razu widzi, że sprzęt jest wolny i kto zdecyduje.

Co tu widzisz: makietę ASYGNA na danych przykładowych. ASYGNA liczy sprzęt w sztukach w ramach pozycji katalogu, a numer seryjny wpisuje się na protokole. Na telefonie Natalii widać maila z linkiem i stronę potwierdzenia, która działa bez logowania.

Wypożyczenia

Laptopy, projektory i telefony z protokołem

Sprzęt służbowy, który wraca, wypożyczasz z terminem zwrotu. Każdą funkcję zobaczysz w pokazie wyżej. Szczegóły: wypożyczanie sprzętu pracownikom.

  • Rezerwacja i akceptacja

    Laptop zastępczy, projektor do sali, telefon na wyjazd. Pracownik rezerwuje na konkretne dni, także dla innej osoby, a przełożony akceptuje.

    Zobacz w pokazie: krok 1

  • Protokół wydania i zwrotu

    Protokół powstaje z wypożyczenia: odbiorca, pozycje, opcjonalny numer inwentarzowy albo seryjny, daty wydania i zwrotu, potwierdzenie odbioru. Pobierasz go jako PDF albo drukujesz. Nie przepisujesz niczego do Worda. Protokół przekazania sprzętu pracownikowi.

    Zobacz w pokazie: krok 3

  • Potwierdzenie odbioru z maila

    Odbiorca z kontem potwierdza odbiór przyciskiem w aplikacji albo linkiem z maila, bez logowania. Osobie bez konta drukujesz protokół do podpisu i zaznaczasz „podpis na papierze”.

    Zobacz w pokazie: krok 4

  • Kto co ma i do kiedy

    Lista posiadaczy według osoby albo komórki, z najbliższym terminem i statusem potwierdzenia. Sprzęt po terminie jest na górze.

    Zobacz w pokazie: krok 5

  • Przypomnienia o zwrocie

    Pracownik dostaje przypomnienie przed terminem. Po terminie powiadomienie trafia do niego i do magazynu. Laptop zastępczy nie zostanie „u kogoś” na trzy miesiące.

    Zobacz w pokazie: krok 5

  • Stan przy zwrocie

    Sprawny, uszkodzony, niekompletny albo brak. Każdy stan inny niż sprawny zakłada zgłoszenie szkody, a rozstrzygnięcie z korektą trafia do rejestru.

    Zobacz w pokazie: krok 6

Materiały biurowe

Materiały biurowe na zapotrzebowanie, nie na maila

Pracownik wybiera pozycje z katalogu: papier, tonery, segregatory, baterie. Widzi, ile jest na stanie i na kiedy. Akceptację włączasz albo wyłączasz dla całej firmy. Magazyn wydaje według kolejki, a stan schodzi przy wydaniu. Każde wydanie widać później w raporcie: kto, kiedy, ile i dla jakiej komórki.

Ewidencja materiałów biurowych krok po kroku

Makieta aplikacji ASYGNA na trzech urządzeniach naraz. Pod sceną przyciski ról i czynności, które zmieniają stan na wszystkich urządzeniach.

Katalog · Ewa Adamska

Katalog z liczbą na stanie przy każdej pozycji, toner poniżej progu oznaczony od razu. Na telefonie lista, na tablecie i komputerze siatka kart. Zapotrzebowanie zbiera się w koszyku w nagłówku.

Co tu widzisz: makietę ASYGNA na danych przykładowych w trzech szerokościach ekranu naraz. Dodanie pozycji albo przyjęcie dostawy na jednym urządzeniu od razu widać na pozostałych. Klik w urządzenie je powiększa.

Rozwiązania

Czego używają administracja biura i IT

FAQ

Pytania administracji i IT

Ogólne pytania o ASYGNA · Zapytaj nas

Czy ASYGNA zastąpi ewidencję sprzętu IT?

Nie. ASYGNA obsługuje obieg: zapotrzebowanie, akceptację, wydanie i zwrot. Sprzęt liczy w sztukach w ramach pozycji katalogu, a numer seryjny możesz wpisać na protokole. Jeśli potrzebujesz kartoteki egzemplarzy z historią i kodami QR, zobacz sprzetly.pl.

Czy pracownik dostanie przypomnienie o zwrocie?

Tak. Przed terminem przypomnienie dostaje odbiorca, a po terminie powiadomienie trafia do odbiorcy i do magazynu. Liczbę dni przypomnienia przed terminem ustawia administrator.

Czy sprzęt można wydać osobie bez konta?

Tak. Wybierasz odbiorcę spoza ewidencji, a przy wydaniu zaznaczasz „podpis na protokole papierowym”. Protokół drukujesz z PDF.

Czy ASYGNA trzeba instalować na komputerach pracowników?

Nie. ASYGNA działa w przeglądarce. W wersji na Waszym serwerze instalację wykonuje raz dział IT, na serwerze, ze skryptu wdrożenia i instrukcji.

Zobacz ASYGNA w działaniu, bez zakładania konta.

Wybierz rolę i przejdź obieg krok po kroku na przykładowych danych.

Zobacz demo

Porozmawiajmy o Waszym magazynie i wypożyczalni

Opisz, co wydajecie i komu. Pokażemy, jak ASYGNA ułoży ten obieg u Was.

Umów rozmowę Zobacz demo