Protokół wydania, zdawczo-odbiorczy i zwrotu
Protokół przekazania i zwrotu sprzętu pracownikowi, bez przepisywania
ASYGNA tworzy protokół wydania i protokół zwrotu sprzętu automatycznie, z danych wypożyczenia. To protokół przekazania sprzętu pracownikowi w PDF: odbiorca, pozycje, numer inwentarzowy albo seryjny, data wydania, termin zwrotu i sposób potwierdzenia odbioru.
Nie wypełniasz wzoru w Wordzie. Protokół w każdej chwili pobierzesz i wydrukujesz, a przy zwrocie powstaje drugi, ze stanem każdej pozycji.
Dla kogo: działy IT i administracji, magazyny i firmowe wypożyczalnie, które przekazują pracownikom laptopy, telefony służbowe, projektory albo sprzęt pokazowy i chcą mieć ślad wydania i zwrotu.
Bez systemu
Protokół, który nic nie mówi
-
Wzór w Wordzie wypełniany od nowa
Za każdym razem ten sam protokół przepisywany ręcznie, drukowany i odkładany do segregatora, z którego nikt go potem nie wyjmie.
-
Podpis, którego nie ma
Protokół wydrukowany, ale niepodpisany. Gdy sprzęt nie wraca, nie wiadomo, czy pracownik w ogóle go odebrał.
-
Zwrot bez słowa o stanie
Laptop wrócił bez ładowarki, a na protokole zwrotu nie ma o tym ani słowa. Po miesiącu nikt nie pamięta, od kogo wrócił.
Pokaz: protokół w ASYGNA
Protokół wydania i zwrotu, który wypełnia się sam
Marek wydaje Pawłowi laptop, dwa powerbanki i pilot na wizyty u klientów. Zobacz, jak powstaje protokół wydania, jak Paweł potwierdza odbiór bez drukowania i co się dzieje, gdy po dwóch tygodniach jeden powerbank wraca uszkodzony. Możesz kliknąć dowolny krok, przełączyć sposób potwierdzenia albo wykonać krok sam.
- Marek · magazynchce mieć ślad wydania i zwrotu bez przepisywania
- Paweł · pracownikchce potwierdzić odbiór bez drukowania
Makieta aplikacji ASYGNA, odtwarzana krok po kroku. Pod makietą lista kroków: każdy można wybrać, a czynność kroku wykonać przyciskiem „Zrób to sam”.
Krok 1 z 5 · Magazyn · Marek
Wydaje sprzęt i wpisuje numer seryjny
DziśOtwiera wzór w Wordzie i przepisuje nazwisko, sprzęt i numer seryjny z naklejki.
Z ASYGNABez przepisywania: pozycje przychodzą z rezerwacji, numer seryjny trafia jako znacznik, a ASYGNA ostrzega, gdy ten numer jest już wydany komuś innemu.
Protokół wydania
Co zawiera protokół wydania
Protokół nie jest osobnym dokumentem do wypełnienia. To wydruk wydania, więc ma te same dane, które magazyn i tak wprowadza w systemie. Numer protokołu to numer wydania, np. RW/2026/0261.
- Na jakiej podstawie: rezerwacja albo zapotrzebowanie, z którego wydano sprzęt, cel i okres.
- Kto i kiedy: data i godzina wydania, magazyn, osoba wydająca, odbiorca i jego komórka. Gdy sprzęt odbiera ktoś inny, protokół zapisuje, kto odebrał w imieniu odbiorcy.
- Co dokładnie: pozycje z kodem, nazwą, ilością i jednostką, numer inwentarzowy lub seryjny oraz termin zwrotu.
- Jak potwierdzono odbiór: „Odbiór potwierdzony w systemie” z datą, godziną i osobą albo linie podpisu „Wydał” i „Odebrał” na wersji papierowej.
- Stopka z datą wygenerowania w ASYGNA i numeracją stron.
Zobacz, jak protokół wypełnia się sam.
Na razie zostajesz przy papierze? Pobierz wzór protokołu przekazania i zwrotu (DOCX, PDF) z tymi samymi polami.
Potwierdzenie odbioru
Trzy sposoby potwierdzenia odbioru
-
Przycisk w ASYGNA
Odbiorca z kontem klika „Potwierdzam odbiór” w „Moich wypożyczeniach”, także na telefonie. Data i godzina trafiają na protokół. Zobacz na protokole.
-
Link z maila
Odbiorca dostaje maila z jednorazowym linkiem, otwiera podgląd protokołu i potwierdza odbiór bez logowania. Potwierdź sam w pokazie.
-
Podpis na papierze
Gdy odbiorca nie ma konta, magazyn drukuje protokół z liniami podpisu, a po podpisie zaznacza „podpisany na papierze”. Zobacz wersję do podpisu.
Obieg nie czeka na kliknięcie. Wypożyczenie biegnie dalej, niepotwierdzone protokoły są na osobnej liście, a odbiorca, który nie potwierdził odbioru, dostaje przypomnienie.
Protokół zwrotu
Protokół zwrotu i stan sprzętu przy zwrocie
Przy zwrocie magazyn wybiera dla każdej pozycji jeden z czterech stanów i dopisuje notatkę. Jedną pozycję można rozbić, np. dwie sztuki sprawne i jedna uszkodzona.
- Sprawny sprzęt wraca na stan i do puli rezerwacji.
- Uszkodzony, niekompletny albo brak automatycznie zakłada zgłoszenie szkody. Sztuka nie wraca na stan, dopóki magazynier nie zdecyduje: przywróć na stan albo spisz. Zobacz zwrot z uszkodzeniem.
- Protokół zwrotu ma własny numer, np. ZW/2026/0045, odwołanie do protokołu wydania, osobę oddającą i przyjmującą oraz stan każdej pozycji z notatką i numerem zgłoszenia szkody. Zobacz w pokazie.
- Co jeszcze zostaje u pracownika, gdy oddał tylko część, np. „pozostaje u odbiorcy: 1 szt., termin 14.11”.
- Pracownik dostaje powiadomienie z linkiem do protokołu zwrotu, a protokół zostaje w jego historii wypożyczeń.
Numer inwentarzowy i seryjny na protokole
Przy wydaniu wpisujesz numery inwentarzowe albo seryjne sprzętu. Przy zwrocie ASYGNA je podpowiada, a gdy ten sam numer jest już wydany komuś innemu, ostrzega. To opis na protokole, a nie kartoteka sprzętu: ASYGNA liczy sztuki w ramach pozycji katalogu. Ewidencję egzemplarzy z historią każdej sztuki i kodami QR prowadzi nasz drugi produkt, sprzetly.pl.
Co dostajesz
Co dokładnie dostajesz w protokołach
-
PDF wydania i zwrotu
Protokół powstaje na żądanie z danych wydania albo zwrotu. Pobierasz go i drukujesz w każdej chwili. Pobierz w pokazie.
-
Jeden numer dla zdarzenia
Numer protokołu to numer dokumentu: RW dla wydania, ZW dla zwrotu. Nikt nie myli dwóch numeracji. Zobacz w pokazie.
-
Potwierdzenie odbioru
Przycisk w aplikacji, link z maila albo podpis na papierze. Kto, kiedy i jak potwierdził, widać na protokole. Zobacz w pokazie.
-
Lista niepotwierdzonych
Protokoły bez potwierdzenia w jednym miejscu, z przypomnieniem dla odbiorcy i możliwością ponownego wysłania linku.
-
Stan przy zwrocie
Sprawny, uszkodzony, niekompletny, brak. Zgłoszenie szkody powstaje samo, a jego numer trafia na protokół zwrotu. Zobacz w pokazie.
-
Ślad w dzienniku
Wydanie, potwierdzenie i zwrot trafiają do dziennika zdarzeń z osobą, czasem i adresem IP.
Co powinien zawierać protokół przekazania sprzętu pracownikowi?
Protokół wydania w ASYGNA zawiera: nazwę firmy, numer, datę i godzinę wydania, magazyn, osobę wydającą, odbiorcę i jego komórkę, dokument źródłowy (rezerwację albo zapotrzebowanie) z celem i okresem, listę pozycji z ilością, numerem inwentarzowym lub seryjnym i terminem zwrotu, uwagi oraz sposób potwierdzenia odbioru. Jeśli sprzęt odbiera ktoś w imieniu odbiorcy, protokół to odnotowuje.
Czy jeden protokół obejmie laptopa, telefon służbowy i akcesoria?
Tak. Protokół przekazania to wydruk całego wydania, więc zawiera wszystkie pozycje wydane jednej osobie, np. laptopa, ładowarkę i telefon służbowy, każdą z ilością, numerem inwentarzowym lub seryjnym i terminem zwrotu. Przy zwrocie każda pozycja dostaje własny stan, a protokół zwrotu pokazuje, co jeszcze zostaje u pracownika.
Czy potrzebuję wzoru protokołu w Wordzie albo PDF?
Nie. Protokół powstaje z wydania, więc nie wypełniasz go ręcznie i nie przepisujesz danych. Pobierasz gotowy PDF, a gdy odbiorca nie ma konta, drukujesz go z liniami podpisu. Jeśli na razie zostajesz przy papierze, pobierz nasz wzór protokołu przekazania i zwrotu sprzętu.
Czy protokół zdawczo-odbiorczy to to samo co protokół wydania?
W praktyce tak. Protokół przekazania, protokół zdawczo-odbiorczy, protokół odbioru albo wypożyczenia sprzętu, karta wydania sprzętu: wszystkie te nazwy opisują dokument, który potwierdza przekazanie sprzętu konkretnej osobie. W ASYGNA nazywa się on protokołem wydania, a jego parą jest protokół zwrotu.
Czy przy wydaniu potrzebny jest podpis?
Nie musi. Odbiorca z kontem potwierdza odbiór przyciskiem w ASYGNA albo jednorazowym linkiem z maila. Gdy odbiorca nie ma konta, magazyn drukuje protokół z liniami podpisu i zaznacza „podpisany na papierze”.
Jak udokumentować zwrot sprzętu służbowego?
Przyjmując zwrot, magazyn wybiera dla każdej pozycji stan: sprawny, uszkodzony, niekompletny albo brak, i dopisuje notatkę. ASYGNA tworzy protokół zwrotu z numerem, odwołaniem do protokołu wydania, osobą oddającą i przyjmującą oraz listą tego, co jeszcze zostaje u pracownika. Pracownik dostaje powiadomienie z linkiem do protokołu.
Co, jeśli sprzęt wróci uszkodzony albo niekompletny?
Każdy stan inny niż sprawny automatycznie zakłada zgłoszenie szkody, a jego numer trafia na protokół zwrotu. Taka sztuka nie wraca na stan, dopóki magazynier nie zdecyduje: przywraca ją na stan po naprawie albo ją spisuje. Decyzja zostaje w historii.
Zobacz ASYGNA w działaniu, bez zakładania konta.
Wybierz rolę i przejdź obieg krok po kroku na przykładowych danych.
Porozmawiajmy o Waszym magazynie i wypożyczalni
Opisz, co wydajecie i komu. Pokażemy, jak ASYGNA ułoży ten obieg u Was.