Arkusz, maile i zeszyt a system
Zamiast Excela, maili i zeszytu wypożyczeń
ASYGNA zastępuje trzy narzędzia, którymi firmy zwykle obsługują magazyn wewnętrzny: arkusz Excela ze stanami, zapotrzebowania wysyłane mailem i zeszyt wypożyczeń sprzętu. Zgłoszenie, akceptacja, wydanie i zwrot dzieją się w jednym miejscu i zostawiają ślad.
Stan początkowy przeniesiesz z arkusza przez plik CSV, z podglądem przed zapisem.
Dla kogo: firmy i instytucje, które prowadzą magazyn materiałów albo wypożyczalnię sprzętu w arkuszu, w skrzynce mailowej i w zeszycie, a liczba osób i rzeczy zaczyna je przerastać.
Bez systemu
Tak to zwykle wygląda bez systemu
-
„Podeślij na maila, co potrzebujesz”
Zapotrzebowania giną w skrzynkach i na czatach. Nikt nie wie, co już zamówione, a co wciąż czeka.
-
Excel, który nie zgadza się z półką
Arkusz poprawiany po fakcie. W pliku jest 40 notesów, na półce 12, a różnicy nikt nie umie wyjaśnić.
-
„Kto wziął projektor?”
Zeszyt wypożyczeń leży w szufladzie. Sprzęt jest „u kogoś”, tylko nie wiadomo u kogo i do kiedy.
-
Akceptacja na korytarzu
„Szef się zgodził”, tylko ustnie. Po tygodniu nikt nie pamięta, kto się zgodził i na ile.
-
Sprzęt, który wrócił nie taki
Stand wraca bez torby, laptop bez ładowarki. Bez protokołu nie ma od czego zacząć rozmowy.
-
ASYGNA nie dokłada pracy. Zamienia maile, arkusz i zeszyt w jeden obieg, który zostawia ślad.
Zobacz porównanie krok po kroku
Porównanie
Arkusz, mail i zeszyt czy ASYGNA
Ta sama praca, dwa sposoby. Po lewej to, co zwykle dzieje się dziś, po prawej to, jak tę czynność obsługuje ASYGNA.
| Czynność | Arkusz, mail i zeszyt | ASYGNA |
|---|---|---|
| Zgłoszenie potrzeby | Mail, czat albo wzór w Wordzie. Każdy pisze inaczej. | Formularz z katalogiem, terminem, celem i dostępnością na termin. |
| Akceptacja | Ustnie albo w wątku mailowym. Nie wiadomo, na ile. | Akceptujący z komórki, korekta ilości, odrzucenie z uzasadnieniem. |
| Stan magazynu | Liczba w komórce, którą każdy może nadpisać. | Suma ruchów. Ruchów nie da się edytować, a stan nie spadnie poniżej zera. |
| Rezerwacja sprzętu | Kalendarz w arkuszu, który nie wie o zwrotach. | Dostępność na każdy dzień, konflikt widoczny przed złożeniem rezerwacji. |
| Kto ma sprzęt | Zeszyt w szufladzie, o ile ktoś go uzupełnił. | „Moje wypożyczenia”, lista zwrotów i widok „kto co ma”. |
| Termin zwrotu | Pamięć obsługi i telefon do pracownika. | Przypomnienie przed terminem i powiadomienia po terminie. |
| Protokół | Wzór w Wordzie i podpis na papierze. | PDF z wydania, potwierdzenie przyciskiem, linkiem z maila albo podpisem. |
| Stan przy zwrocie | Uwaga na marginesie albo nic. | Sprawny, uszkodzony, niekompletny albo brak i automatyczne zgłoszenie szkody. |
| Historia i kontrola | Odtwarzanie z maili i kartek. | Dziennik zdarzeń: kto, co, kiedy i z jakiego adresu. |
| Raporty | Liczone ręcznie, za każdym razem od nowa. | Raporty wydań, obiegu i magazynu z eksportem do CSV. |
Uczciwie
Kiedy arkusz wystarczy, a kiedy już nie
Arkusz wystarczy, gdy
Czas na system, gdy
- zapotrzebowania składa kilka działów albo przedstawiciele w terenie,
- ktoś musi akceptować i odpowiadać za decyzję,
- sprzęt wypożycza się na dni i tygodnie, a terminy się mijają,
- potrzebujecie protokołów i historii na wypadek kontroli,
- magazyn jest w kilku miejscach.
Przejście z arkusza
Jak przenieść magazyn z Excela do ASYGNA
Przygotuj plik
Zapisz arkusz z katalogiem i stanami jako plik CSV. Nie musisz go wcześniej porządkować do ostatniej kropki: błędy pokaże podgląd.
Import z podglądem
ASYGNA pokazuje, co powstanie, ile wejdzie na stan i które wiersze mają błędy. Błąd w dowolnym wierszu wstrzymuje cały import, więc nic nie trafi do magazynu połowicznie.
Historia od pierwszego dnia
Stan startowy wchodzi jako przyjęcie, a nie jako wpisana liczba, więc historia ruchów zaczyna się od importu. Ponowne wczytanie tego samego pliku nie podwoi stanu.
Struktura i konta
Ustawiamy komórki, akceptujących, magazyny i powiadomienia, a administrator zakłada konta. Od tego dnia zapotrzebowania i wypożyczenia idą przez ASYGNA. Jak wygląda wdrożenie.
Czy można prowadzić magazyn w Excelu?
Można, dopóki jedna osoba prowadzi kilkanaście pozycji i nikt nie musi niczego akceptować. Kłopoty zaczynają się, gdy plik edytuje kilka osób: liczbę w komórce da się nadpisać bez śladu, arkusz nie wie o zgłoszeniach, rezerwacjach i terminach zwrotu, a różnice wychodzą dopiero przy inwentaryzacji.
Jak przenieść dane z Excela do ASYGNA?
Zapisujesz arkusz jako plik CSV i wczytujesz go w ASYGNA. Przed zapisem widzisz podgląd: co powstanie, ile wejdzie na stan i które wiersze mają błędy. Błąd w dowolnym wierszu wstrzymuje cały import. Stan startowy wchodzi jako przyjęcie, więc historia ruchów zaczyna się od importu, a ponowne wczytanie tego samego pliku nie podwoi stanu.
Czy zeszyt albo karta wypożyczeń nie wystarczą?
Wystarczą przy kilku sztukach sprzętu i jednej osobie, która wszystko pamięta. Zeszyt nie przypomni o terminie zwrotu, nie pokaże konfliktu dwóch rezerwacji i nie powie, co jest po terminie. W ASYGNA wpis powstaje przy wydaniu, a przypomnienia wychodzą same.
Czy kalendarz rezerwacji w arkuszu albo w Google zastąpi system?
Kalendarz pokaże, kto się zapisał, ale nie wie, czy poprzedni użytkownik oddał sprzęt, nie prosi o akceptację i nie tworzy protokołu. W ASYGNA dostępność na każdy dzień liczy się z wydań, zwrotów i rezerwacji, a sprzęt po terminie od razu blokuje kolejne rezerwacje.
Czy po przejściu na ASYGNA dalej wyeksportuję dane do arkusza?
Tak. Raporty i listy eksportujesz do CSV, więc zestawienia dla zarządu albo księgowości możesz dalej przygotowywać w arkuszu.
Zobacz ASYGNA w działaniu, bez zakładania konta.
Wybierz rolę i przejdź obieg krok po kroku na przykładowych danych.
Porozmawiajmy o Waszym magazynie i wypożyczalni
Opisz, co wydajecie i komu. Pokażemy, jak ASYGNA ułoży ten obieg u Was.