Dla instytucji publicznych, uczelni i szkół
Wnioski o wydanie i wypożyczenia sprzętu ze ścieżką akceptacji
Pracownicy składają wnioski o materiały promocyjne i sprzęt, osoba uprawniona akceptuje, magazyn wydaje z protokołem. Każdy krok zostaje w dzienniku zdarzeń.
Bez systemu
Kiedy papier przestaje wystarczać
-
Wniosek wędruje przez trzy biurka
Papierowy wniosek czeka na podpis, potem na magazyn, potem znowu na podpis. Nikt nie wie, na jakim jest etapie.
-
Rejestr wypożyczeń w zeszycie albo arkuszu
Kto ma projektor z sali 104? Odpowiedź jest w zeszycie, o ile ktoś go uzupełnił.
-
Kontrola pyta, kto co dostał
Odtwarzanie historii wydań z maili i kartek zajmuje dni.
Akceptacja
Akceptacja wniosków zgodna ze strukturą jednostki
Odwzorowujesz strukturę organizacyjną jako drzewo komórek i przypisujesz akceptujących. Wniosek trafia do akceptującego komórki, a gdy komórka go nie ma, do najbliższego akceptującego wyżej. Zgłaszający wybiera tylko swoją komórkę albo podległą, więc nie wybiera sobie akceptującego. Odrzucenie zawsze ma uzasadnienie.
Wypożyczenia
Wypożyczenia projektorów, laptopów i nagłośnienia
Projektory, nagłośnienie, laptopy, aparaty. Rezerwacja na termin przechodzi akceptację, magazyn wydaje z protokołem, a przy zwrocie ocenia stan. Lista zwrotów pokazuje, co jest po terminie. Protokół wypożyczenia i zwrotu jest zawsze do pobrania w PDF. W pokazie: projektor do sali 104 od rezerwacji do dziennika zdarzeń — możesz kliknąć dowolny krok albo wykonać go sam.
- Marta · pracownikchce mieć sprzęt w sali na czas
- prof. Mazur · kierownikchce decydować bez papierów
- Ewa · magazynchce wiedzieć, gdzie jest każdy projektor
- Anna · administrator firmychce odpowiedzieć kontroli bez szukania
Makieta aplikacji ASYGNA, odtwarzana krok po kroku. Pod makietą lista kroków: każdy można wybrać, a czynność kroku wykonać przyciskiem „Zrób to sam”.
Krok 1 z 6 · Pracownik · Marta
Rezerwuje sprzęt w kalendarzu
DziśWpis do zeszytu w sekretariacie i nadzieja, że nikt nie wpisał się wcześniej.
Z ASYGNAKalendarz pokazuje wolne sztuki na każdy dzień, a wniosek sam trafia do osoby uprawnionej zgodnie ze strukturą jednostki.
Magazyn
Gospodarka magazynowa i materiałowa: dziennik zdarzeń i stan na dzień
Rejestr wypożyczeń, rejestr ruchów i dziennik zdarzeń w jednym systemie. Szczegóły: stan magazynu na dzień i rejestr ruchów.
-
Rezerwacja z kalendarzem dostępności
Wolne sztuki na każdy dzień i najbliższy wolny termin przy konflikcie. Więcej o rezerwacji z kalendarzem dostępności.
Zobacz w pokazie: krok 1 -
Rejestr wypożyczeń zamiast zeszytu
Kto ma sprzęt, od kiedy i do kiedy. Szukasz po osobie, pozycji albo numerze inwentarzowym. Zobacz rejestr wypożyczeń zamiast zeszytu.
Zobacz w pokazie: krok 4 -
Rejestr ruchów
Każde przyjęcie, wydanie, zwrot, korekta i przesunięcie z datą, osobą i powodem. Wpisów nie da się edytować ani usunąć.
Zobacz w pokazie: krok 5 -
Dziennik zdarzeń
Kto, co, kiedy, z jakiego adresu i co zmienił. Także zmiany uprawnień.
Zobacz w pokazie: krok 6 -
Stan na dowolny dzień wstecz
Także dla pozycji później zdjętych ze stanu. Do inwentaryzacji i sprawozdań.
-
Szkody, braki i nadwyżki
Zgłaszane ze zdjęciami. Rozstrzygnięcie z korektą stanu, zawsze z opisem.
-
Zakres danych
Np. biuro prasowe widzi tylko swój asortyment i swój magazyn.
Wnioski
Wnioski o wydanie materiałów promocyjnych, także od osób bez konta
Pracownicy z kontem składają wnioski w ASYGNA. Osoby bez konta, np. z innych jednostek, dostają link przypisany do komórki. Taki wniosek zawsze czeka na akceptację i nigdy sam nie zmienia stanu magazynu. O decyzji zgłaszający dostaje maila. Link można unieważnić.
Makieta aplikacji ASYGNA na trzech urządzeniach naraz. Pod sceną przyciski ról i czynności, które zmieniają stan na wszystkich urządzeniach.
Wniosek z linku · Jan Nowicki
Strona z linku przypisanego do komórki działa bez konta i bez logowania. Na telefonie pola jedno pod drugim, na tablecie i komputerze w dwóch kolumnach. Wniosek nigdy sam nie zmienia stanu magazynu.
Instalacja na Waszym serwerze
ASYGNA może działać w Waszej infrastrukturze: dostajecie paczkę z kontenerami, skrypt wdrożenia i instrukcję. Konto administratora zakładamy przy instalacji. Poczta wychodzi przez Wasz serwer SMTP. Nie ma samodzielnej rejestracji z zewnątrz, więc do systemu wchodzą tylko osoby, którym konto założył administrator.
Rozwiązania
Czego używają instytucje i uczelnie
Czy ASYGNA może działać na naszym serwerze?
Tak. Przygotowujemy instalację u Was: kontenery, skrypt wdrożenia i instrukcję. Dane zostają w Waszej infrastrukturze, a poczta wychodzi przez Wasz serwer SMTP.
Czy każda operacja jest w dzienniku?
Tak. Dziennik zdarzeń zapisuje operacje magazynowe, decyzje o zapotrzebowaniach i zmiany uprawnień: kto, co, kiedy, z jakiego adresu i co zmienił. Wpisów nie da się edytować.
Czy ASYGNA zastępuje instrukcję gospodarki magazynowej?
Nie zastępuje dokumentu, ale daje dane, których zwykle wymaga instrukcja gospodarki magazynowej albo materiałowej w jednostce: rejestr przyjęć i wydań, stan na dowolny dzień, protokoły wydania i zwrotu oraz rozstrzygnięcia szkód i braków.
Czy osoby z innych jednostek mogą złożyć wniosek o wydanie materiałów promocyjnych?
Tak, przez link przypisany do komórki, bez zakładania konta. Taki wniosek zawsze czeka na akceptację i nie zmienia stanu magazynu, dopóki ktoś go nie zaakceptuje i nie wyda. O decyzji zgłaszający dostaje maila, a link można w każdej chwili unieważnić.
Zobacz ASYGNA w działaniu, bez zakładania konta.
Wybierz rolę i przejdź obieg krok po kroku na przykładowych danych.
Porozmawiajmy o Waszym magazynie i wypożyczalni
Opisz, co wydajecie i komu. Pokażemy, jak ASYGNA ułoży ten obieg u Was.