Wewnętrzna wypożyczalnia sprzętu
Wypożyczanie sprzętu pracownikom: wiesz, kto ma co i do kiedy
ASYGNA to system do wypożyczania sprzętu pracownikom w firmie i instytucji, czyli wewnętrzna wypożyczalnia z rejestrem wypożyczeń. Każde wypożyczenie ma odbiorcę, protokół i termin zwrotu, a przed terminem przychodzi przypomnienie.
Obsługa widzi, co wraca dziś, co w tym tygodniu i co jest po terminie. Laptop zastępczy nie zostanie „u kogoś” na trzy miesiące.
Dla kogo: działy IT i administracji, firmowe wypożyczalnie, zespoły eventowe i sprzedażowe, uczelnie i urzędy, które wypożyczają laptopy, projektory, telefony, standy albo zestawy pokazowe.
Bez systemu
Gdy wypożyczenia prowadzi zeszyt
-
„Kto wziął projektor?”
Zeszyt wypożyczeń leży w szufladzie. Sprzęt jest „u kogoś”, tylko nie wiadomo u kogo i do kiedy.
-
Laptop zastępczy „na tydzień”
Wydany trzy miesiące temu na kilka dni. Kto go ma? Sprawdzamy w mailach i pytamy na czacie.
-
Sprzęt wrócił nie taki
Stand wraca bez torby, laptop bez ładowarki. Bez protokołu i oceny stanu nie ma od czego zacząć rozmowy.
Pokaz: jeden dzień wypożyczalni
Rejestr wypożyczeń sprzętu zamiast zeszytu
Marek prowadzi firmową wypożyczalnię, Ola wypożycza sprzęt. Zobacz jeden poniedziałek: co Ola widzi w telefonie, skąd Marek wie, co wraca i kto co ma, jak przypomina o zwrocie i jak wcześnie widzi konflikt. Możesz kliknąć dowolny krok, filtr w makiecie albo wykonać krok sam.
- Marek · magazynchce wiedzieć, kto ma sprzęt i do kiedy, bez pytania
- Ola · pracownikchce wiedzieć, co ma i do kiedy oddać
Makieta aplikacji ASYGNA, odtwarzana krok po kroku. Pod makietą lista kroków: każdy można wybrać, a czynność kroku wykonać przyciskiem „Zrób to sam”.
Krok 1 z 5 · Pracownik · Ola
Widzi, co ma i do kiedy, i potwierdza odbiór
DziśNie pamięta, do kiedy ma stand. Kartka z podpisem przy wydaniu ginie w segregatorze.
Z ASYGNAWie, co ma i do kiedy: ile dni zostało, co jest po terminie i co czeka na jej potwierdzenie. Odbiór potwierdza jednym dotknięciem, bez drukowania.
Dwie strony tego samego wypożyczenia
Rejestr powstaje sam, z wydań i zwrotów. Wypożyczający i obsługa patrzą na to samo wypożyczenie, ale każdy widzi to, czego potrzebuje.
Dla wypożyczającego
Wiesz, co masz i do kiedy
- Twoje wypożyczenia w jednym miejscu: co, od kiedy, do kiedy i ile dni zostało. Zobacz w pokazie
- Przypomnienie przed terminem zwrotu, w aplikacji i mailem.
- Rezerwacje na przyszłość z wyraźnym stanem: czeka na akceptację, zaakceptowana, do odbioru. Zobacz rezerwację.
- Odbiór potwierdzasz przyciskiem w ASYGNA albo z linku w mailu. Zobacz w pokazie
- Protokół wydania i zwrotu zawsze możesz pobrać. Jak działa protokół.
Dla obsługi wypożyczalni
Widzisz cały ruch, nie tylko dzisiejszy
- Kolejka wydań według terminu odbioru, najpilniejsze na górze.
- Zwroty podzielone na: dziś, w tym tygodniu, po terminie. Przeterminowane widać od razu. Zobacz w pokazie
- Dostępność sprzętu na wybrany termin: stan, zarezerwowane, wolne. Zobacz w pokazie
- Wydanie prosto z zaakceptowanej rezerwacji, bez przepisywania. Zobacz wydanie z protokołem.
- Przy zwrocie jeden z czterech stanów: sprawny, uszkodzony, niekompletny, brak. Stan inny niż sprawny sam zakłada zgłoszenie szkody. Zobacz w pokazie
- Wyszukiwanie, filtry i zapisane widoki działają także przy setkach pozycji i długiej liście chętnych. Zobacz „Kto co ma”
Jak to działa
Wypożyczenie w czterech krokach: od rezerwacji do zwrotu
Ten sam obieg dla laptopa zastępczego, projektora do sali i standu na targi. Każdy krok wykonuje inna osoba, a ASYGNA przekazuje sprawę dalej.
Rezerwacja
Pracownik wybiera sprzęt i termin od–do. Od razu widzi, ile sztuk jest wolnych w tym czasie, i wybiera odbiorcę: siebie albo kogoś z zespołu. Zobacz rezerwację w kalendarzu.
Akceptacja
Właściwy kierownik dostaje powiadomienie. Akceptuje, zmniejsza ilość albo odrzuca z uzasadnieniem. Jeśli Wasza firma tego nie potrzebuje, akceptację wyłączacie.
Wydanie z protokołem
W dniu odbioru magazyn wydaje sprzęt prosto z rezerwacji i wpisuje numer seryjny. Odbiorca potwierdza odbiór, a protokół jest gotowy do pobrania. Stan schodzi dopiero teraz. Zobacz, jak powstaje protokół.
Zwrot
Przed terminem przychodzi przypomnienie. Przy zwrocie magazyn ocenia stan sprzętu. Uszkodzenie albo brak od razu trafia do zgłoszeń szkód. Zobacz zwrot przy ladzie.
Terminy zwrotu
Przypomnienia o zwrocie i sprzęt po terminie
Termin zwrotu pilnuje się sam. Nie musisz pisać maili ani dzwonić do każdej osoby.
- Przed terminem odbiorca dostaje przypomnienie w aplikacji i mailem. Liczbę dni przed terminem ustawia administrator.
- Po terminie powiadomienie trafia do odbiorcy i do magazynu, a ASYGNA ponawia je, dopóki sprzęt nie wróci.
- Przypomnienie jednym kliknięciem. Obsługa przypomina wybranej osobie albo wszystkim z grupy „Po terminie”. Zobacz w pokazie.
- Sprzęt po terminie zajmuje pulę do zwrotu. Jeśli ktoś inny ma na niego rezerwację, konflikt widać z wyprzedzeniem, a nie w dniu wydania. Zobacz konflikt w pokazie albo całą oś dostępności.
- Potwierdzenie odbioru. Gdy odbiorca nie potwierdzi odbioru, dostaje przypomnienie, a obsługa widzi listę niepotwierdzonych protokołów.
Co dostajesz
Co dokładnie dostajesz w wypożyczalni
-
„Moje wypożyczenia”
Każdy pracownik widzi, co ma, od kiedy i do kiedy, ile dni zostało i co czeka na odbiór. Najpilniejsze na górze, także na telefonie. Zobacz w pokazie.
-
Lista zwrotów
Zwroty pogrupowane: po terminie, dziś, w tym tygodniu. Wyszukiwanie, filtry i zapisane widoki także przy setkach pozycji. Zobacz w pokazie.
-
Kto co ma
Wypożyczenia według osoby albo komórki, z sumą dla podkomórek, numerami seryjnymi i najbliższym terminem. Eksport do CSV. Zobacz w pokazie.
-
Protokół wydania i zwrotu
PDF tworzony z wypożyczenia, z numerem inwentarzowym lub seryjnym i potwierdzeniem odbioru. Protokół przekazania i zwrotu sprzętu.
-
Stan przy zwrocie
Sprawny, uszkodzony, niekompletny albo brak. Stan inny niż sprawny zakłada zgłoszenie szkody, a sztuka czeka na decyzję poza stanem. Zobacz zwrot z uszkodzeniem.
-
Rezerwacje z akceptacją
Sprzęt rezerwujesz na konkretne dni z dostępnością na każdy dzień. Magazyn wydaje go prosto z zaakceptowanej rezerwacji. Zobacz rezerwację na żywo.
Sztuki, nie egzemplarze
ASYGNA liczy sprzęt w ramach pozycji katalogu, np. „Projektor przenośny — 4 szt.”. Numer inwentarzowy albo seryjny wpiszesz na protokole wydania, a przy zwrocie ASYGNA go podpowie. Pełną ewidencję egzemplarzy z historią każdej sztuki i kodami QR prowadzi nasz drugi produkt, sprzetly.pl.
Jak prowadzić rejestr wypożyczeń sprzętu w firmie?
W ASYGNA rejestr wypożyczeń powstaje sam z wydań i zwrotów. Każde wypożyczenie ma odbiorcę, komórkę, pozycje, datę wydania, termin zwrotu, osobę wydającą i protokół. Nie prowadzisz osobnej karty wypożyczeń ani zeszytu, a listę wyeksportujesz do CSV.
Skąd wiem, kto ma sprzęt i do kiedy?
Obsługa widzi listę zwrotów z terminami: przeterminowane wyróżnione, potem dzisiejsze i te z bieżącego tygodnia. Widok „kto co ma” zbiera wypożyczenia według osoby albo komórki. Wypożyczający widzi swoje wypożyczenia z datą zwrotu i liczbą dni, które zostały.
Pracownik odchodzi z firmy: jak sprawdzić, jaki sprzęt musi zwrócić?
W widoku „Kto co ma” wyszukaj tę osobę: zobaczysz wszystko, co ma u siebie, z terminami zwrotu i numerami inwentarzowymi, i możesz przypomnieć jej o zwrocie. Przy oddaniu magazyn ocenia stan każdej pozycji, a protokół zwrotu możesz dołączyć do dokumentów rozliczenia pracownika, np. karty obiegowej.
Jak przypomnieć pracownikowi o zwrocie sprzętu służbowego?
Nie musisz pisać pisma ani maila. ASYGNA wysyła przypomnienie przed terminem zwrotu, a po terminie powiadamia odbiorcę i magazyn i ponawia powiadomienie, dopóki sprzęt nie wróci. Obsługa może też przypomnieć ręcznie, prosto z listy zwrotów. Liczbę dni przypomnienia przed terminem ustawia administrator.
Co się dzieje, gdy sprzęt jest po terminie, a ktoś inny ma na niego rezerwację?
Sprzęt po terminie zajmuje pulę aż do zwrotu, więc ASYGNA pokazuje konflikt z wyprzedzeniem: dzień, w którym zabraknie sztuki, rezerwacje, których to dotyczy, i osobę, u której jest sprzęt. Obsługa może jej przypomnieć o zwrocie albo zmienić rezerwację z podaniem powodu.
Czy ASYGNA to program do wypożyczalni sprzętu?
ASYGNA to wewnętrzna wypożyczalnia: sprzęt firmy wypożyczany jej pracownikom, z akceptacją, protokołem i terminem zwrotu. Nie prowadzi cenników, kaucji ani faktur. Wypożyczalnię komercyjną i ewidencję egzemplarzy z kodami QR obsługuje nasz drugi produkt, sprzetly.pl.
Zobacz ASYGNA w działaniu, bez zakładania konta.
Wybierz rolę i przejdź obieg krok po kroku na przykładowych danych.
Porozmawiajmy o Waszym magazynie i wypożyczalni
Opisz, co wydajecie i komu. Pokażemy, jak ASYGNA ułoży ten obieg u Was.